法人設立、起業、開業した場合の会社用メールアドレスの作り方を紹介します。
おすすめは「.co.jp」で会社独自のドメインを取得して社用メールアドレスの作成です。
企業とやり取りする個人事業主やフリーランスの人も、無料のGmailなどフリーメールアドレスはおすすめしません。フリーメールアドレスは、多く企業から信用を得にくいとされており、ビジネスメールとしては不適切だからです。
ドメインの種類と選び方
まずドメイン名の種類を選ぶ必要があります。
法人用ドメインなら「.co.jp」
会社で使うメールアドレスの定番ドメイン名と言えば「.co.jp」です。何か理由がない限りは「.co.jp」を選ぶべきです。
日本のレジストリであるJPRSによると、「.co.jp」のドメイン名が97%の上場企業に選ばれているのだそうです。
「.co.jp」は、日本の企業限定で国内に登記されている企業のみが取得でき、1企業または1組織につき1つだけしかとないドメイン名で、JPRSにより適切な登録管理が行われています。
JPRSの調査によると、信用して取引したい取引先候補のドメイン名としても「.co.jp」を選ぶ方が多いそうです。
「.co.jp」は、何らかの法人格がないと取得できませんので、残念ながら個人事業主の方は取得できません。
法人であれば、迷わず「.co.jp」を選びましょう。
個人事業主なら「.jp」
個人事業主でも取得できるオススメのドメイン名は「xxxxxxx.jp」の形式です。「.jp」は、汎用JPドメインといいます。
汎用JPドメインは、日本国内に住所をもつ個人・団体が取得できます。
日本国内に住所のない人は取得できないドメイン名ですので、信頼性が高いドメイン名になります。
費用を抑えたいなら「.com」「.net」「.biz」
「.com」「.net」「.biz」を、ビジネス用のメールアドレスとして使って何も問題ありません。
「.co.jp」や「.jp」と比べると格安で取得することができ、企業や個人事業主のドメインとして人気があります。
しかし、世界中のだれでも取得できるドメインですので、「.co.jp」や「.jp」のもつ信用性はありません。
海外進出している会社なら日本法人の場合、国内向けは「.co.jp」、国際向けは「.com」と複数のドメイン名を取得して使い分けています。
日本語.jpはメールアドレスには使えない
「日本語.jp」といった、日本語ドメイン名もありますが、現状ホームページ用で使われるものですので、日本語ドメインはメールアドレスとしては使えないと考えてください。
どこでメールアドレスをつくるのか？
独自ドメインのメールアドレスを作るにはメールサーバー（メール用のシステム）が必要です。
一般的に、メールサーバーをレンタルするのが費用が安くて一般的ですが、MicrosoftのOficce365や、GoogleのGmailといったクラウドサービスも人気があります。
レンタルサーバーは費用が安くて人気
法人用メールアドレスで人気があるのは、レンタルサーバーを使う方法です。
通常、レンタルサーバーにはメールサーバーの機能が搭載されています。「ホームページは作る予定はないんだけど」という方にも、ホームページの機能が付いてきますが、不要であればメールサーバーの機能だけ利用すればよいのです。
クラウドサービスは便利だが費用が高い
メールアドレスが使える法人向けクラウドサービスで有名なのは、MicrosoftのOffice365とGoogleのG Suiteです。
すでに、Outlook.comやGaillなど使っている人も多いと思うので、使っている人ならその便利さがピカイチなのはご存じだと思います。
Office365、G Suiteのどちらも、1メールアドレス当たり月額500円～600円、10名なら月額5,000円～6,000円の料金となっています。
クラウドサービスのデメリットは、費用が高めになることです。数名の会社なら、それほどの費用にならないのですが20名となると月額12,000円、年間144,000円になりますから、それなりの費用感になります。
また、サポート面でも心配が残ります。トラブルがあって解決したい場合は、販売会社の担当者を通じてということになると思いますが、期待するような満足な調査結果を報告してくれるか心配でなりません。
会社で使うメールサーバーの選び方
会社用のメールアドレスで使うメールサーバーの選ぶ時の重要ポイントは3つあります。
- メールを安定して利用できるか
- セキュリティ対策はしっかりしているか
- 費用とのバランスは適切か
まずは安定性、ビジネス用のメールが使えなくなるのは大きな問題です。連絡トラブルが発生する状況が頻繁に起こると、顧客や取引先との信頼問題にも繋がるかもしれません。
そして、セキュリティ対策も重要です。ウィルス感染はメールを介して感染するものが多いのでウィルス対策機能は必須と言えます。法人向けでは、見積書などの電子文書を自動でパスワード保護する機能も人気です。
最も重要なのが、トラブル発生時の対応です。普段の管理業務の人的稼働を考えると、サポートで頼りになる会社を選んだ方が最終的にトータルでコストが安くなるからです。
当サイトではこの３つの視点で、安心できる法人向けレンタルサーバーをおススメします。
ホームページ用とメールアドレス用では、レンタルサーバーに求める要件が異なる場合が多いです。場合によっては、ホームページ用とメールアドレス用のレンタルサーバーを分けて契約するのがおすすめです。
会社用のメールアドレスでおススメのレンタルサーバー
大塚商会のレンタルサーバ
大塚商会が運営するレンタルサーバーで、「co.jp」ドメインを無料で取得できるのが特長です。
メールアドレス10個までなら月額1,400円。
土日祝日にも対応する無料電話サポートがあるので少人数の会社設立時にも安心です。
上位プランでは、メールアドレス10個以上に対応し、トレンドマイクロのウィルススキャンが利用できるようになります。
WebARENA SuiteX
NTTPCコミュニケーションズが運営のセキュリティ対策充実の安心で快適なビジネス向けレンタルサーバー。累計11万件以上と多くの法人企業が利用しています。
月額1,361円からと低価格で利用できます。メールアドレス無制限、メーリングリスト対応、Symantecのウィルス対策、迷惑メール対策が標準搭載、サービス品質保証制度(SLA)稼働率100%保障となっています。
法人向けならではの機能としてグループウェアのdesknet’sがオプションで利用できます。
WebARENA(メールホスティング)
NTTPCコミュニケーションズが運営のメール専用サーバー
WebARENA SuiteXの上位版で、安心の稼働率実績99.9946%
すべての設備を二重化、仮想専用サーバーで提供、24時間365日有人監視で高い安定性を実現。
添付ファイルを自動で暗号化しパスワードを設定するなど情報漏えい対策が充実しているのが特長です。
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CPIレンタルサーバー
KDDIウェブコミュニケーションズが運営するレンタルサーバー
メールアドレス無制限、メールボックス容量無限、メーリングリスト無制限、メールマガジン無制限なのでスタッフの増加などで設定数に悩む必要はありません。
ウイルスチェックとスパムチェックの機能を標準搭載。
有料オプションで24時間365日サポートを受けることができるのが特長です。
メールアドレスの作り方
レンタルサーバーの契約
レンタルサーバーとドメイン取得サービスが決まったら、早速レンタルサーバーの契約です。公式サイトから申し込みましょう。
申し込みが完了すると、レンタルサーバーの設定に必要な管理画面の情報がメールなどで送られてきますので大切にとっておきましょう。
ドメインの取得
レンタルサーバーの申し込みが終わったら、次にドメインの申し込みをします。この時、お名前.comでWHOIS情報公開代行を利用する方は忘れず申し込みましょう。
個人向けのドメイン取得サービスの支払いはクレジットカードか料金前払いが多いです。支払いを済ませれば契約完了です。
契約が完了するとドメインの設定を行う管理画面の情報がメールなどで送られてくるので大切にとっておきましょう。
レンタルサーバーのドメイン設定
ドメインの取得が終わったら、レンタルサーバーにドメインの設定をします。契約したレンタルサーバーの管理画面にログインしてください。
管理画面にはドメインを登録する箇所があるはずです。見つけたら、取得したドメインを設定してください。
ネームサーバーの設定
レンタルサーバーのドメイン設定が終わったら、次はドメインのネームサーバー設定です。
まず、契約しているレンタルサーバーのネームサーバー(または、DNSサーバー)を確認してください。契約した時に送られてくるメールや、レンタルサーバー業者のマニュアルで確認できます。
そして、ドメイン取得サービスの管理画面にログインし、ネームサーバーを設定する場所を探してみてください。そこにレンタルサーバー業者が指定する ネームサーバーを設定します。レンタルサーバーとドメインを同じ会社で契約する場合、ドメインのネームサーバー設定が簡単にできる場合があります。
ネームサーバーの設定は、インターネット上に反映されるまで30分から1日かかりますので焦らず気長に待ちましょう。
メールアドレスの設定
取得したドメイン名が「example.co.jp」の場合、作るメールアドレスは「user@example.co.jp」と@より前の部分を好きなものを設定することができます。
契約したレンタルサーバーの管理画面にログインし、メールアドレスを登録する箇所があるがはずです。見つけたら登録してください。併せて、メールアドレスのパスワードや容量の設定も行います。
次に、メールソフトの設定をします。設定する項目は、POPサーバー（受信サーバー）、SMTPサーバー（送信サーバー）です。
そのほか、SMTPポートを578にする、SMTP認証をするにチェックを入れる、などの設定が必要になる場合が多いです。詳しくは、レンタルサーバー業者のマニュアル等で確認してください。
試しにメールを送る
メールソフトの設定が終わったら、普段使っているスマートフォンやフリーメールから、作ったメールアドレス宛にメールを送ってみましょう。
メールソフトで受信をしてみると、会社用メールアドレスにメールが届いているはずです。
次に、会社用メールアドレスに届いたメールを返信してみましょう。スマートフォンやフリーメールに返信したメールが届いているはずです。
うまくいかないようであれば、どこかの設定が間違っている可能性が高いです。そんなときはレンタルサーバー会社のサポートに調査をお願いしましょう。